Haciendo lo que hacemos, pero mejor

En mi experiencia, existe tanta confusión sobre cómo implementar la sustentabilidad en un negocio, como sobre la propia definición del término. Abundan las denominaciones equivocadas, pero el hecho es que los temas medioambientales llegaron para quedarse. Esto es evidente en la cantidad de legislación, esquemas regionales de comercio del carbono, el recientemente publicado Proyecto de Revelación de Carbono y crecientes presiones del mercado para poner en evidencia el desempeño.

En pie de igualdad con el clima económico, se trata sin dudas del otro desafío global que los negocios enfrentan hoy en día. Mi consejo es meterse en el agua con ello ahora, para ya estar nadando cuando los demás estén esperando ser empujados a la fuerza.

 

¿Qué es la sustentabilidad, y por qué es importante?

La sustentabilidad tiene que ver básicamente con hacer negocios económica, social y medioambientalmente mejores. Se trata de asegurarse ahorros significativos a través de un uso más inteligente de la energía, agua y materiales, y de utilizar el interés en boga por los asuntos ambientales en favor de su negocio. ¿Por qué no querría una empresa adoptar políticas que le ayuden a ahorrar dinero en tiempos de recesión, asegurarse una ventaja en el mercado y aumentar la confianza de clientes y asociados? La percepción en el manejo de la sustentabilidad también están cambiando.

Ya no es un área de preocupación optativa, el manejo del impacto medioambiental y social se está volviendo rápidamente un componente esencial en el gerenciamiento de eventos. Tengo conocimiento de primera mano de multas de hasta 100.000 Libras Esterlinas (aprox. USD 150.000), por incidentes de polución durante el desarrollo de un evento. Éstas podrían haberse evitado si los planes de control medioambiental y de respuesta incidental hubieran estado integrados a la planificación. Incorporar valores tangibles en nuestras comunicaciones y eventos es una manera realmente efectiva de desarrollar relaciones laborales de trabajo a largo plazo con nuestros clientes, proveedores, y equipos internos.

 

El enfoque del sistema de gestión y la norma ISO20121

Entonces, el desafío real que todos enfrentamos no es si hacerlo o no, sino cómo avanzar con confianza hacia la sustentabilidad. La evidencia sugiere que la mejor manera es instalar un sistema pragmático de gestión que innove el negocio desde adentro, y permita timonear confiablemente hacia el futuro. Probablemente usted ya esté al tanto de algunos esquemas de certificación como Green Globe e ISO14001 (estándar internacional para el sistema de gestión ambiental), pero concentrémonos ahora en el nuevo estándar internacional para el manejo sustentable de eventos, ISO20121, el cual hizo su debut en los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Londres, en 2012.

Lanzado en junio de 2012 por BSI (www.bsigroup.com), la norma ISO20121 está hoy siendo implementada en todo el
mundo, para eventos de toda escala y tipo. Esto permite ser proactivos, adecuando el enfoque hacia requerimientos específicos y gestionando las comunicaciones a lo largo de todas las etapas, desde el diseño y planificación de un evento, hasta su realización e informes finales. Esto no significa que se deberá adquirir la certificación a través de un Cuerpo de Certificación acreditado, pero sí que necesitaremos medir, gestionar y controlar las actividades, en respeto a las temáticas de sustentabilidad si deseamos estar en ventaja.

 

¿Cómo hacerlo?

Comenzando por concepto y diseño, el primer paso en el proceso es obtener una idea clara sobre quiénes son los clientes o partes involucradas y sus requerimientos, y qué actividades relacionadas al evento posiblemente tengan impacto sobre el medio ambiente. ¿Tiene el cliente alguna política que necesita ser atendida, o algún requerimiento ambiental específico? Un poco de investigación activa ayudará a estar seguros de que más tarde podremos brindar evidencia al cliente de que todo ello fue contemplado en la
organización y realización. En todas las áreas de actividad, es necesario evaluar qué se puede controlar directamente y qué se puede simplemente influenciar, y calificar cada área de acuerdo a su prioridad y su potencial impacto.

Existe mucha legislación medioambiental, por lo que al hacer este ranking, debemos asegurarnos de identificar qué es aplicable, y asegurarnos de implementar los controles adecuados a tal fin. Una vez ubicadas las áreas clave de impacto e importancia, se está en condiciones de desarrollar objetivos e indicadores clave de desempeño para reducir el impacto, adaptarse a las necesidades del cliente y aprovechar las oportunidades de dejar un legado positivo. Es importante roles, responsabilidades y autoridades definidas, para que todos sepan lo que está haciendo y por qué.

 

Áreas de impacto clave

Es necesario observar los aspectos principales dentro de un evento: transporte, desechos y utilización de los recursos, energía
y emisiones. Como parte del proceso de selección, necesitaremos evaluar la capacidad del local del evento de adecuarse a sus objetivos. Piense en la accesibilidad mediante transporte público y desde dónde posiblemente viajen la mayor cantidad de delegados, a fin de elegir la ubicación más cercana. Pregúntele al local si tienen política medioambiental, cómo gestionan la energía, el agua y los desperdicios. ExCel London (www.excel-london.co.uk), centro internacional de conferencias y exposiciones, es un excelente ejemplo de sustentabilidad en práctica.

Han alcanzado las certificaciones ISO20121 e ISO14001 y tienen instalaciones de recuperación de materiales, como también el más grande criadero de lombrices en el RU (y el único comercial), con 300.000 lombrices capaces de comer al menos dos veces su peso cada día. Esto convierte la basura orgánica en compost rico en nutrientes y los volúmenes de vertedero totales se han reducido en un masivo 90%.

 

Transporte

Este punto es importante. Los viajes de la audiencia y los participantes pueden ser causantes de más del 60% de las emisiones
totales del evento. Una idea es ofrecer incentivos para compartir traslados (ej. ofrecer mejores espacios de estacionamiento
a los coches que lleguen con capacidad completa), y proveer mapas y horarios de transporte público local. Quizás armar paquetes
de boletos de bus y tren más un acceso con descuento al evento. ¿Y qué hay del traslado de cargas? Asegúrese de que sus proveedores soliciten e informen sobre cargamentos completos, programación eficiente de rutas y selección de combustible.

 

Uso de los recursos y gestión de desperdicios

Parece obvio, pero la mayoría de las personas olvidan que la basura
empieza cuando compran. Y una vez que han comprado todo lo que necesitan, ¡ya es muy tarde! Se paga una vez al comprar, y luego
de nuevo para deshacerse de ello como basura. Entonces, tenemos que pensar qué es lo que realmente necesitamos y considerar:

– ¿De dónde viene (millas transitadas por la materia prima y por el producto)?

– ¿Quién lo fabricó? Debe haber evidencia de comercialización ética y socialmente responsable.

– ¿De qué está hecho? Evitar materiales peligrosos y no reciclables, como polietileno y PVC.

– ¿En qué viene empacado? Evitar paquetes de uso único y comidas envueltas individualmente.

– ¿Cómo será utilizado luego del evento? ¿Puede ser reutilizado, reciclado o compostado?

El objetivo es acercarse lo más posible al concepto de “basura cero”, luego de haber reutilizado, reciclado y compostado. Tiene mucho más sentido rentar que comprar. Coloque restricciones a los proveedores de servicios, e involucre a los participantes ofreciéndoles iniciativas y recompensas. No pida insumos ni productos de más, y coloque contenedores en áreas convenientes, adecuados y bien señalizados para los desperdicios de su evento, Y sea astuto con los materiales promocionales: el año pasado diserté en una conferencia en la cual un importante banco proveyó lápices hechos con dinero reciclado. ¡Brillante!

 

Energía y Emisiones

Esta es una parte integral de todo lo que hacemos, incluyendo los temas que tratamos anteriormente. Se debe considerar cuidadosamente de qué manera tomar cursos de acción positivos a través del uso de recursos renovables y naturales, e implementando técnicas inteligentes de planificación, a fin de reducir las emisiones al aire, agua y tierra. La tecnología moderna
para eventos ofrece poderosas oportunidades de crear, alimentar y hacer crecer comunidades, resultando una gran solución de sustentabilidad.

Mientras que obtener, mercadear, curar y compartir el contenido de un evento de la manera tradicional requería resmas de papel, tiempo y gastos de viaje, la tecnología inteligente a cargo de especialistas en captación de audiencia como Crystal Interactive (www.crystal-interactive.co.uk), permite a sus delegados, oradores y patrocinadores que interactúen, colaboren, se comprometan y amplifiquen. Sus clientes con mayor interés por la sustentabilidad, como Unilever, Visa, Bloomberg, Pfizer y Virgin Media, utilizan las soluciones de Crystal para votaciones, preguntas, presentaciones, encuestas, evaluaciones, contratos, brainstormings, discusiones y establecimiento de contactos, a menudo desde diferentes ubicaciones.

“Los eventos son el máximo medio social, y crean contenido inmediato, y oportunidades en el espacio digital”, dice Madeleine Johnson, de Crystal Interactive. “Lo que es realmente interesante sobre las buenas tecnologías en los eventos, es que la reducción de desechos y el recorte de costos no llegan a costa de la experiencia del evento, sino como resultado directo de su mejoramiento. El evento expande sus horizontes; comenzando más temprano, desechando menos y perdurando por más tiempo, lo cual es la verdadera medida de la sustentabilidad.”

Existen otros avances tecnológicos que eliminan completamente la necesidad de imprimir o de enviar por cargo los materiales
corporativos y de ventas a las exposiciones, como el adecuadamente nombrado ecoXpress. Creado por DB Systems (www.dbsystems.co.uk), ecoXpress instala materiales en una pantalla táctil o iPad, permitiendo a los visitantes de los stands visualizar la información e instantáneamente enviarse una copia directamente a su bandeja de entrada y teléfono inteligente. A su vez, el sistema capta información valiosa sobre qué potenciales clientes puedan estar interesados en qué productos.

Así, ecoXpress no solamente pasa la prueba de la sustentabilidad, ¡sino que ayuda a un seguimiento de ventas fácil, eficiente y dirigido! Un último comentario sobre marketing y comunicaciones: comprometer al equipo es la manera de convertir teoría en práctica. Sume a su equipo desde el comienzo, incentivando a todos a que se coloquen objetivos de equipo relevantes y establezca una línea de tiempo para reportar logros. Es realmente importante integrar la sustentabilidad a lo largo de sus envíos de mensaje y en todos los temas de reunión. Explique a su audiencia, delegados y participantes qué necesita que hagan.

Y promuévalo a través de todos sus canales mediáticos, con la confianza de estar poniendo en práctica lo que predica.

 

Mejoras continuas – ¡no perfección!

Hemos cubierto mucha información en este artículo: no sienta que es necesario implementar todo a la vez, afortunadamente no se trata de ser perfecto! Se trata de poder mejorar el rendimiento continuamente, evidenciando su progreso a cada paso. Muchos clientes de la industria de los eventos demandan hoy evidencia dura para respaldar sus argumentos. Poder proveer esa evidencia sin dudas derivará en nuevas licitaciones y la reafirmación de los clientes actuales, quienes podrán comunicar con confianza que los impactos de sus eventos se ven reducidos. Esto prueba que la sustentabilidad no es un mero ejercicio publicitario, sino una práctica profesional que entrega resultados directos.

Traducción:
Luz Yalj

 

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Travelista