Hacia un calendario sustentable de eventos de la Industria

sustent

|Por Luz Yalj| 

El calendario de eventos relacionados a los negocios de la industria del turismo es nutrido, variado y se extiende a lo largo de todo el año. Existen eventos concentrados en la capacitación profesional, en las reuniones personalizadas o en las necesidades de un nicho o segmento en particular. También existen eventos con un mayor foco en el público consumidor final. Pero en todos los casos, el denominador común es una alta concentración de personas en un mismo lugar, desarrollando una gran cantidad de actividades laborales y sociales durante un lapso de pocos días.

Dicho denominador común, inevitablemente resulta en un alto impacto social, económico y medioambiental, en el que los recursos humanos, de transporte, de energía, de agua, etc. se ven altamente exigidos. Y además, luego de retirarse el último visitante, de desarmarse el último stand, de retirarse el último operario de limpieza, un evento de cualquier dimensión deja detrás una huella, compuesta -sin entrar en mayores detalles-, de significativas cantidades de desechos, residuos y emisiones de carbono, cosa que -particularmente en el caso de encuentros desarrollados en pequeñas comunidades o en entornos de especial fragilidad- puede incluso contribuir a la perturbación del equilibrio medioambiental. Por todo ello, y en paralelo al advenimiento de una nueva conciencia ecológica y social, hacia el año 2005 los diversos actores de la industria de los eventos comenzaron a tomar nota sobre la necesidad de prácticas más sustentables.

Pero, ¿qué es un evento sustentable y en qué puntos sería necesario hacer hincapié?

Todos aquellos que hayan asistido o participado de un evento, feria, exposición o conferencia profesional, y aún más quienes hayan tomado parte en su organización, sabrán a qué me refiero: Los eventos bien entendidos son una excelente inversión para empresas especializadas, organismos públicos y privados, y pueden ser núcleos de enorme potencial de crecimiento para una industria, capacitando a sus actores y generando inversión. Pero al implicar necesariamente una alta concentración de personas conviviendo en actividad en un mismo espacio, reuniéndose, circulando, transportándose, comiendo, generando desechos, requiriendo la disponibilidad de una gran variedad de recursos, etc., resulta necesario que su impacto no represente una pérdida o un desgaste en el carril paralelo, en el corto, mediano o siquiera largo plazo.

El primer paso del camino hacia un evento sustentable es tomar conciencia de ésta necesidad. Luego, al abrir esa puerta, el organizador se encontrará con una gran cantidad de frentes a abordar, que alcanzan desde lo más obvio y abarcativo, hasta el más pequeño detalle. Y desde aspectos directamente relacionados a lo medioambiental, hasta referidos al alimento que se ofrecerá a los participantes y el lugar que se le dará a la responsabilidad social para con las comunidades locales.

Una vez elegido el destino y contempladas sus particularidades, la elección del lugar de encuentro y del hotel anfitrión quizás sean el primer paso. Las buenas prácticas de sustentabilidad y el reparo que las locaciones tengan para con el tratamiento de desechos, el uso responsable de la energía eléctrica y el aprovechamiento eficiente de recursos naturales (como la luz solar y ventilación natural), serán la primera cara visible de nuestro evento si la idea es contribuir a una industria más responsable y comprometida.

Los servicios y proveedores a contratar serán un siguiente elemento de gran importancia. Por ejemplo, si se trata de un evento que contempla refrigerios, comidas o actividades con servicio de catering, será fundamental contemplar el tipo de alimentos a preparar y servir. La decisión de utilizar alimentos cultivados de manera local y estacional, además de responsable, resultará para el organizador en un menor costo que aquellos que requieren de transporte de larga distancia, cultivados fuera de época, o empaquetados de manera individual. La reusabilidad de los utensilios, vajilla y demás implementos es fundamental, pero en el caso en que se requiriera utilizar materiales descartables, es de obvia importancia que sean reciclables, y que el púbico pueda contar con un fácil y bien señalizado acceso a los recipientes apropiados para su descarte. Y ya que se está en plan de hacer la diferencia, ¿por qué no optar por menús y opciones saludables que enfaticen la toma de conciencia y que cada delegado pueda luego implementar en su rutina diaria?

Otro detalle a tener en cuenta es el traslado de los delegados y asistentes. Un evento que se desarrolle en un sitio alejado de los puertos de acceso y centros de alojamiento, esparcimiento y gastronomía principales de la zona, lógicamente resultará en una mayor necesidad de transporte para las personas involucradas (sea éste provisto o contratado de manera particular). El peso de esta decisión se duplica si el lugar elegido es particularmente sensible en su entorno natural. Siempre resulta recomendable intentar concentrar la mayor cantidad de actividades y necesidades en un mismo lugar, amén de ofrecer transporte colectivo en horarios programados hacia y desde los aeropuertos o estaciones zonales, desmotivando la constante circulación de personas hacia y desde nuestra sede.

Los materiales colaterales, señalética y demás piezas informativas o promocionales no son ajenos a la planificación de un evento sustentable. Una regla de oro a seguir siempre que sea factible, indica evitar los materiales físicos en favor de aquellos electrónicos o digitales, y favorecer la reutilización. Así, en la medida de lo posible conviene proponer materiales informativos y promocionales descargables o distribuibles de manera digital, tales como folletos o catálogos accesibles a través de códigos QR, y newsletters con claros call-to-action que alcancen con seguridad a toda nuestra base de prospectos o asistentes confirmados. En los casos en que resulte indispensable contar con piezas impresas, será positivo pensar en la manufactura con materiales reciclables y tintes vegetales. Una buena idea es estimular la devolución de las credenciales por parte de los delegados al final del evento, para que  puedan ser recicladas. También, conviene inclinarse por cartelería y señalética que pueda ser reutilizada en futuros eventos, evitando -por ejemplo- la inclusión de la sede, fechas y año de realización de la feria o exposición en cuestión.

Por último, ¿por qué pensar en una organización sustentable?

La respuesta principal y más clara es: porque resulta una necesidad y una obligación que debemos asumir y ejecutar como habitantes de nuestro planeta e integrantes de sociedades cada vez más tecnologizadas, globalizadas y pobladas.

Como organizadores, el optar por la sustentabilidad como pata integral de la organización de nuestro evento, nos permitirá en muchos casos ahorrar costos (y no incrementarlos, como todavía muchas veces erróneamente se cree).

La responsabilidad medioambiental y social es una tendencia que -afortunadamente- está alcanzando cada vez más a todos los sectores, actualmente con especial alcance y exigencia en los sectores profesionales y corporativos. No se trata ya de una opción, sino de una obligación que la sociedad cada vez más espera sea contemplada. Como miembros de una industria nutrida de eventos, muy pronto nos encontraremos exigiendo de manera habitual la observación e implementación de decisiones sustentables, y por ello, desde hace ya algún tiempo las empresas organizadoras de eventos están tomando medidas que les permitan seguir siendo competitivos. En este sentido, la certificación ISO 20121   (nombre completo: ISO 20121:2012, Sistemas de Gestión de Eventos Sostenibles – Requisitos de orientación para su uso), creado por la Organización Internacional de Normalización, estimula a los eventos a acatar voluntariamente estándares internacionales de sustentabilidad para todo el proceso de gestión.

Como profesionales de la industria del turismo, cada uno de nosotros debería preguntarse: ¿qué está haciendo hoy mi empresa para exigir y/o implementar una tendencia sustentable y responsable?

Luz Yalj es Directora Editorial de Travelista, para Grupo BT Brands + Travel

www.grupobt.net 

 

 

 

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